La guía definitiva para usar Trello en su organización

Siempre estamos buscando aumentar la productividad y recortar el tiempo que nos lleva realizar ciertas actividades pero la verdad es que, por más que lo intentemos queda alguna que otra tarea sin hacer por lo que la postergamos.

Con la herramienta de organización Trello, puede dejar de pasar. Con ésta página web que contiene columnas horizontales en forma de tarjetas (cards), en las que puede escribir, resaltar, adjuntar material, ingresar fechas de entrega y desplazarlas para su ordenamiento, le ahorra esfuerzo para cumplir sus compromisos.

Hagamos de cuenta que en esta guía para el manejo Trello, se usa el mismo sistema de usar tarjetitas plegables en pizarras de corchos pero ahora aplicados vía online con una interfaz sencilla, vistosa y flexible.

Organizando su trabajo con Trello

Al usar Trello, literalmente su vida se puede ordenar para cualquier ocasión, ya que puede ingresar desde cualquier dispositivo y recibirá alertas a su correo electrónico sobre los plazos y el movimiento de sus tarjetas dentro del sistema.

¿Cómo usar Trello?

Le enseñaremos lo fácil que es usar Trello con este paso a paso para la organización de proyectos.

Primer tablero

1. En la parte superior derecha, al lado de su nombre de usuario, aparece el símbolo “+” para crear un nuevo tablero.
2. Se desplegarán las opciones de asignar un nombre a su trabajo y acceder a la configuración de dejar el tablero en privado, público o visible para ciertos miembros.
3. Se creará automáticamente su primera tarjeta, para asignar nombres y listas de actividades. Luego darle click en guardar y ¡listo!, ya ha creado su primera tarjeta.

Edición de tarjetas

• Ya tiene la tarjeta, ahora puede editarla  con los detalles de lo que necesita ser desarrollado en el proyecto.
• Si varios miembros del equipo necesitan hacer comentarios sobre el proceso de las actividades designadas a otra persona, simplemente utiliza @ seguido del nombre del destinatario para que le llegue una notificación.
• Gran parte del orden que ofrece Trello, es la opción de añadir fechas de vencimiento a las tarjetas como limitantes para los tiempos de entrega.
• Puede pasar datos o ilustrar las tarjetas para mejores explicaciones con archivos (imágenes, Dropbox o Google Drive).
• También puede clasificar las tarjetas con etiquetas de colores por secciones o nivel de urgencia.

Power-Ups

Power-Ups, permite añadir diversos elementos, como votaciones en las tarjetas y vistas de calendario. Para obtenerlos vaya al menú de la barra lateral de su tablero.

Ahora nunca va a pasar por alto las actividades del tablero ya que cuenta con la posibilidad de recibir notificaciones de recordatorio 24 horas antes de que venza una tarea o cuando otro usuario realice comentarios y mueva las tarjetas de posiciones.

Entre los power-ups más destacados están el Custom Fields para agregar texto personalizado o Card Repeater para crear copias de tarjetas sin tener que volver a crearlas.

Filtro de tarjetas

Para diferenciar las categorías de las tarjetas o el nivel de prioridad que se les debe dar a cada una de las actividades.

Pegatinas

Ya no hay forma de evitar el uso de emojis en textos, por lo que Trello le da la opción de utilizar pegatinas para dinamizar y darle más visibilidad a las tarjetas.

¿Qué actividades puede realizar con Trello?

¡Aquí algunos ejemplos de las muchas formas en las que puede sacarle provecho!

Calendarios editoriales

Útil para las personas vinculadas a generar contenidos como blogs. Sin importar el tipo de blog que desarrolla siempre hay muchas ideas que necesita enumerar y ordenar para luego desarrollarlas y que no se le olviden.

Puede crear varias columnas y nombrarlas: Post semana 1, post semana 2, enlaces a temas interesantes, artículos para el futuro, etc.

Al poner alertas y etiquetas logrará una regularidad en el tipo de publicaciones que debe realizar.

Organización de una boda

Cuando se piensa en organización caótica lo primero que viene a la mente es todo lo que se necesita planear para una boda.

Conseguir un local, escoger la comida, bebida, hacer lista de invitados, encontrar una iglesia y un sinfín de cosas que se necesitan hacer antes del gran día es abrumante pero ¡tranquilos!, con esta herramienta no se le olvidará ningún pendiente.

Planificación de viajes

Otra situación de estrés es cuando quiere organizar vacaciones familiares pero todos tienen diferentes agendas y no sabe quiénes lograrán ir, además que una sola persona no puedo hacerlo todo, por lo que podría tener la necesidad de crear columnas para asignar distintas labores a familiares como: comprar boletos de avión, reservar hoteles, quién se encargará de escoger los restaurantes o las paradas recreacionales durante el viaje.

Plan de dieta

¿No le ha pasado que a veces pierde la cuenta de las calorías que debe consumir cuando está haciendo una dieta? Con Trello puede organizar y visualizar sus recetas favoritas o el horario de lo que debe consumir durante el día.

¿Esta semana inicia una nueva dieta y necesita comprar nuevos productos?  Crea una tarjeta para la lista de supermercado dentro del tablero de su plan de dieta.

Metas personales

Cada fin de año todos nos proponemos nuevas metas pero las dejamos en el aire y la gran mayoría no las cumplimos. ¡Trello no se lo permitirá! Lo mantendrá al tanto de las metas a cumplir ya sea en plazos semanales, mensuales o trimestrales.

Trello móvil

Es importante que cualquier página web o programa tenga la capacidad de adaptarse a dispositivos móviles para facilitar el acceso a los usuarios.

Además, las notificaciones en tiempo real a su móvil indican que puede contestarle a otros miembros de los tableros aunque no esté frente al ordenador.

No deje que salir fuera de casa o de la oficina le impida utilizar esta herramienta y la interactividad entre sus miembros.

Trello, con su facilidad de acceso, opciones de adjuntar documentos e imágenes, crear listas, fechas, etiquetas, nos da un gran organizador comunal en línea, como la base del éxito para todo tipo de proyecto que se proponga.

¡Utilice la guía definitiva para aprender a usar Trello, organice su trabajo y experimente la agilidad con la que se realizarán las gestiones importantes de su día a día!